Association Ergodis/Assemblée 2023

Compte-rendu

(À rédiger après la réunion)

Tentative avortée d’Assemblée annuelle

Voir le log de la tentative d’Assemblée le 10/03/2023, annulée parce qu’il y avait pas assez de monde présent.

21:43:31 <Flavien21> Sinon, est-ce que quelqu’un est motivé pour organiser le renouvellement correctement, et faire un appel à candidature sur la ML, on réorganisera en bonne et due forme une AGe pour voter dans quelques semaines.
21:54:50 <Flavien21> Bon moi je vous laisse. On se retrouve sur la ML pour l’organisation de l’AGe (dont je vous laisse la gestion)
22:04:42 <Europano> Bonne soirée. J’attendrai la nouvelle date sur la ML.
22:12:29 <GilDev> Bonne soirée à tous !
22:12:50 <Chouhartem> Bonne soirée !
22:14:56 <nemolivier> Bonne soirée tout le monde !!

Ordre du jour

Ouverture de session

Statuts :
« Le secrétaire fait signer une feuille de présence, enregistre les procurations, annonce le nombre de membres régulièrement représentés et déclare la séance ouverte. »

Bilan moral (= bilan d’activité)

Demande de GilDev

<GilDev> Aujourd’hui quel est l’intérêt de l’asso ? Financer les NDD et éventuelles ressources pour les salons ?

Non seulement ça permet de répartir les frais entre les membres du groupe, mais surtout ça permet d’avoir une identité distincte : une personne morale qui peut créer un compte chez un fournisseur de noms de domaine. Ça évite d’avoir des choses qui appartiennent au groupe mais qui se retrouvent au nom d’une personne physique.

Plus ça aussi :
<Chouhartem> Être une référence pour les salons, je pense pas que j'aurais contribué à un stand « bépo » si je pouvais pas mettre ergodis comme prête-nom, histoire de garantir une certaine pérennité de la représentation

Demande d’Europano

Présentation rapide de l’activité de l’association (Nombre d’adhérents, salons, activité sur le Git ou TuxFamily, sur le forum, … ?)

Stand JDLL

<Chouhartem> Ha ben comme bilan de l'an passé des activités de l'asso, avec cyxae on a tenu le stand ergodis/bépo aux JDLL d'ailleurs, j'ai fait un retour sur le forum plaques d’autocollants pour les touches
<Chouhartem> Je voudrais bien ponctionner un peu des sous pour prendre des touches autocollantes pour les JDLL, ça part bien je sais pas trop pourquoi :D
<Chouhartem> L'année dernière je crois qu'il y en a ~4-5 qui sont partis, mais c'est aussi peut-être dû au fait qu'il y en avait pas beaucoup de base (j'avais oublié de commander, et du coup c'était les restes de Mimoza qui restaient, qui étaient cachés dans la boîte de son typematrix)
<Chouhartem> Et les gens s'arrêtent vraiment au stand bépo, je pensais que j'allais pouvoir dormir sur le stand, mais ça n'a pas été le cas 😅

Autres activités

Bilan financier

Le trésorier présente le bilan financier.

Pour info :
<milton> Hello ! Pour répondre au ping de Flavien, j’ai bien donné les accès au compte en banque à Morph.

Approbation des bilans

Statuts :
« Dans l’hypothèse où l’un d’entre eux ne serait pas accepté, son auteur n’est pas éligible au Collège pour l’année débutante. S’il s’agit du rapport moral, ça signifie que tous les membres du Collège sortant sont inéligibles pour un an. »

Le grisbi

Dépenses à prévoir

• Noms de domaines
• Remboursement Mimoza
  • Pendant des années, j’ai (Arathor) avancé les frais des domaines ergodis.org (ML principale + site présentation asso) et ergodis.fr (pour éviter une usurpation, ça renvoie vers ergodis.org). Il y a un certain temps, alors que l’asso avait pas encore son compte en banque, Mimoza m’avait remboursé 200€. Maintenant que l’asso a un compte, il faut qu’on rembourse Mimoza.
• Autocollants pour les salons
• Achat d’une licence KBDEdit ?
  • Malekpe propose : « KBDEdit est le meilleur logiciel de création de pilote pour windows à ce jour. Cette licence est à 40€ et serais disponible pour tout les membres de l’association »
  • Flavien21 répond : « Disponible pour tous les membres de l’association ? Techniquement oui c’est faisable, légalement je ne sais pas. Sinon pour info, les 40€ donne droit à deux ans de mise à jour, après ces deux ans si on veut continuer de mettre à jour le soft il faut repayer 40€. »
• Faire un don régulier à TF, dont on détermine le montant à chaque Assemblée annuelle ?
  • TF nous rend service en nous épargnant de l’administration système, alors même qu’on a déjà du mal à gérer le reste (MÀJ mediawiki…). Dans une (très faible) mesure, leur faire un don ça les pérennise. Ne serait-ce que l’aspect symbolique, pour leur montrer que des gens apprécient ce qu’ils font.
  • renvoyer l’ascenseur maintenant qu’on peut, après qu’ils nous aient hébergés gratuitement pendant des années
  • altruisme : d’autres projets utilisent TF alors qu’ils ont pas les moyens de leur faire des dons (ou plutôt, ils ont pas envie de se faire chier à gérer une asso pour avoir un compte en banque…)
• Dédommager les frais de transports des gens qui vont à des salons pour présenter les activités de l’asso ?

Budget prévisionnel

(À rédiger par le trésorier)

Montant cotisation

Pour rappel : la cotisation est libre, mais il y a un montant recommandé sur HelloAsso. Flavien21 propose de revoir ce montant à la baisse.

Comment organiser un suivi des choses à faire ?

Chaque année, l’Assemblée donne un coup de boost à l’activité du projet, les idées fusent, le fait d’interagir en direct avec les autres membres donne de la motivation à tout le monde… et puis ça retombe. Une bonne partie des annonces et des décisions prises ne sont pas suivies d’effet.

Comment y remédier ? Comment organiser un suivi des choses à faire ?

• Historique : cette question est déjà revenue à plusieurs reprises, sans solution jusqu’ici.
  • Compte-rendu Assemblée 2019
    https://bepo.fr/wiki/Association_Ergodis/Assembl%C3%A9e_2019
    → « Application des décisions précédentes :
    Une ou plusieurs personnes pour reprendre les PV des réunions précédentes et faire appliquer les décisions qui ont été prises. »
  • Compte-rendu Assemblée 2020
    https://bepo.fr/wiki/Association_Ergodis/Assembl%C3%A9e_2020
    → « L’AG décide qu’une todo list devra être faite sur le Wiki pour indiquer les actions à mener par la suite. »

• Discussion sur la ML suite à cet ordre du jour :
  • Europano :
    J’ai pris l’initiative de créer un ensemble de page sur le Wiki dédié à l’édition du site. Elles se veulent un lieu d’échange et d’organisation des tâches. Je fais un état des lieux du site, les espaces de nom (namespace), les pages, catégories et modèles. Et j’ai ajouté quelques propositions. Il reste du travail.
    https://bepo.fr/wiki/Projet_Wiki
  • Dimitri Lesnoff :
    On peut améliorer le système de contribution. Plutôt que de lister les changements à effectuer dans la mailing list, je vous propose de créer un trello/kanban collaboratif pour avoir la liste des modifications restantes et notre avancement dans ces tâches. Ceci ajoute quelque chose à maintenir, mais il est toujours plus rapide de repérer des problèmes sur le site et les noter, que d'essayer de les résoudre. De plus, un kanban nous permettrait de nous organiser à plusieurs sur une modification d'article, et donc, même si on n'a pas le temps de faire la contribution nous même, on peut relire celle des autres.
  • Arathor :
    Je pense qu’un trello/kanban est un outil intéressant à tester. On verra si les gens de l’Assemblée penchent pour gérer ça sur le wiki, ou bien pour tester un nouvel outil dédié à ce problème.

JDLL

<Chouhartem> Je le refais cette année avec milton (qui m'a confirmé qu'il avait bien bloqué son WE)

Administration des outils informatiques

MÀJ partie technique du wiki

Le wiki sur bepo.fr tourne avec MediaWiki. On utilise une vieille version, il faut faire une mise à jour.

Volontaires :

• Arathor
• cyxae
• Europano

<cyxae> j’ai vu sur l’ordre du jour que tu t’étais mis volontaire pour mettre à jour le mediawiki, je suis également partant, j’étais en train de regarder la procédure d’update ces derniers jours 😉
<Arathor> OK c’est cool 🙂 je te rajoute dans la liste des volontaires, alors. Perso je l’ai fait une fois en 2014 avec ariasuni, mais depuis 10 ans j’ai tout oublié 😉
<Arathor> on essayera de se trouver une date pour faire ça en vocal, si ça te branche

Panel TuxFamily

• Demander à TF le changement du nom de projet (de « dvorak » à « ergodis »). C’est cosmétique, OK d’accord, n’empêche que ça me saoule à chaque fois que je me connecte au panel.
• Suppression des comptes inactifs sur le panel TF
  • Message de… juillet 2021… sur la ML principale :
    Sujet → Les accès chez TuxFamily
    « 02:56:50 <Arathor> de toutes façons, ça fait 3 plombes que je parle de faire le ménage dans la liste des accès de notre compte TF…
    Ça doit faire 2 ou 3 assemblées que je dis que je vais le faire, il serait peut-être temps. J’invite tout ceux qui ont un compte chez TF à répondre à ce mail, s’ils veulent le garder. »
  • Après l’Assemblée, je referais un appel sur la ML avant d’effectivement supprimer les comptes inactifs.
• Le problème des droits sur le serveur TuxFamily
  • Message sur la ML principale (toujours en juillet 2021, c’est la suite) :
    « Y’a du monde motivé pour màj le forum et/ou le wiki cet été, mais pour ça on va retomber sur les problèmes de quota, et donc de droits pour faire de la place. J’en ai marre de gérer ça à l’arrache, donc je vais demander au Conseil de voter pour mon compte propriétaire du panel TF, pour plus qu’on soit bloqués par des fichiers qui appartiennent à des gens qui sont plus joignables pour les supprimer. »
  • Alors que j’étais motivé à ce moment-là pour faire bouger les choses, au final ça s’est terminé en queue de poisson.
    • Sur les 7 membres du Conseil, 2 autres approuvent rapidement, mais la majorité est à 4 voix. Les décisions sont prises à la majorité simple, donc pour le moment ça devrait passer (moi+2=3 contre 0). Mais si tous les autres décidaient de voter contre, il reste une possibilité que ça soit rejeté (avec 3 pour et 4 contre). Et comme les autres membres du Conseil vont pas prendre la peine de voter, je vais être obligé d’attendre 15j (délai des votes étendus) pour être sûr que le Conseil valide bien la décision.
    • En plus, là, il s’agit de la responsabilité sur un truc super important : changer le proprio du projet sur le panel TF. Donc j’aurais vraiment aimé que la décision soit prise avec une majorité claire, j’aurais vraiment aimé que le Conseil me donne un mandat sans aucune ambigüité. Et si possible, sans avoir à poireauter deux semaines… Entretemps je me suis découragé, de voir que la majorité du Conseil a la flemme de prendre une minute pour me donner une autorisation claire. Alors que de mon côté, gérer tous les différents problèmes qui peuvent se présenter avec l’hébergement, ça m’a pris (beaucoup, beaucoup) plus qu’une minute par le passé, et ça continuera à l’avenir.
    • Au final, je me sentais pas vraiment légitime pour demander le changement à TF. Toute cette histoire m’a gonflé, et j’ai fini par laisser tomber moi aussi. Personne d’autre s’en est occupé, donc les choses sont restées en plan.
    • Résultat : on a perdu deux ans avant que je remotive pour m’occuper de ça. D’ailleurs c’est un point à changer dans les statuts, pour éviter que ça se reproduise. Par exemple en mettant un délai plus court pour les votes (comme une semaine), spécifiquement pour le Conseil. Et rajouter une règle du genre « Les membres du Conseil qui participent pas à 3 votes consécutifs sont automatiquement rétrogradés observateurs ».
  • Depuis TF a augmenté notre quota, donc on a de la marge. Mais ça change rien au fait qu’on peut pas rester avec des fichiers/dossiers qu’on peut pas modifier/supprimer sur le serveur TF. On doit régler ce problème de droits de fichiers, donc changer le propriétaire sur le panel TF.

• Changer le propriétaire sur le panel TF
  • TuxFamily veut une seule personne pour ce rôle. Il faut donc quelqu’un qui :
    • sache s’en servir (compétences informatiques),
    • veuille bien le faire,
    • soit présent dans le Conseil, pour le suivi de la question. Il faut que les non-techniciens du Conseil puissent se faire une idée de ce qui se passe avec l’hébergement du projet. Donc idéalement un membre du Conseil, ou au minimum un observateur.
  • Je me propose (Arathor).

Communication en direct (chan IRC pour l’instant)

Déménagement de Freenode

En 2021 y’a eu un problème avec Freenode, résumé ici :
http://bepo.fr/wiki/Bordel_Freenode

Quelqu’un avait fait un scandale sur la ML, parce que le vote avait été arrêté au bout d’une semaine au lieu de deux. Quelqu’un d’autre avait raté le vote, mais aurait voulu argumenter pour Matrix. Ça traîne depuis deux ans parce que ce point a été oublié à l’Assemblée de l’année dernière, mais autant régler cette histoire une fois pour toute.

Quel est le canal de communication directe de l’asso ?

• chan IRC sur Libera (utilisé par les anciens qui ont l’habitude d’IRC)
• Discord (utilisé par pas mal de nouveaux)
• chan IRC sur Freenode
• chan IRC sur <insérer ici un réseau IRC>
• Jabber
• Matrix
• autre ?

Les accès sur le chan

Lors d’une réunion précédente (me demandez pas quand), il avait été évoqué l’idée que les op des chans #bepo et #ergodis sont les membres du Conseil. C’est comme ça que j’ai fait sur Libera : conseillers = sop, observateurs = aop, avec quelques exceptions historiques comme Zluglu et SardemFF7.

Est-ce l’Assemblée valide ce principe ?

Les discord et autres twitter/FB

Je propose d’appliquer le même principe que pour IRC : en confier la responsabilité aux membres du Conseil. Sur discord il y a des droits comme sur IRC, pour les comptes twitter/FB on peut mettre un mot de passe connu par tous les membres du Conseil, et on change ce mdp chaque année après le renouvellement du Conseil.

ML

• Archives ? un jour peut-être…

Le contenu des sites web

Le wiki

Pour l’Assemblée de l’année dernière, j’ai mis le log sur le wiki :
https://bepo.fr/wiki/Association_Ergodis/Assembl%C3%A9e_2022/log
mais il nous manque un compte-rendu rédigé :
https://bepo.fr/wiki/Association_Ergodis/Assembl%C3%A9e_2022
→ Malekpe ?

Il faudrait mettre la liste des comptes-rendus des Assemblées sur :
https://bepo.fr/wiki/Association_Ergodis
→ Europano ?

ergodis.org

<GilDev> C’était le but pour ergodis.org en effet, mais je suis du coup le seul par défaut à mettre à jour le site, et comme je n’ai pas géré l’hébergement, je n’ai pas forcément l’accès
<GilDev> Le site ergodis.org pourrait aussi sûrement être complété avec les informations des pages Installation, Manuel, Apprentissage (le plus important quoi, et 95 % de mon utilisation du wiki), il faut juste s’y atteler. Le contenu est en Markdown et le template est du Boostrap 4 de mémoire
<Chouhartem> si tu peux faire un git je veux bien contribuer quand j'ai le temps
<GilDev> Perso je n’ai pas le temps (ou plutôt, pas envie de prendre le temps, puisqu’on a toujours le temps :) ) de me lancer là-dedans, mais aucun souci pour accompagner ceux qui souhaiteraient apporter des modifications
<GilDev> Il faudrait en effet que je mette ça sur un dépôt, je mettrais ça sur GitHub un de ces quatre, je le note
<GilDev> En plus si je choppe les accès FTP, je met en place un workflow pour automatiquement mettre à jour le site à chaque commit sur la branche main (comme je le fais pour mon site perso https://gildev.dev), et ainsi on peut facilement contribuer à base de pull requests :)
<Tructruc> Si tu le met sur github, j'aiderai sans doute
<Sethi> Moi aussi je suis prêt à aider

Modification des statuts

Il y a un certain nombre de choses qui ont changé dans le fonctionnement de l’asso, sans être modifiées dans les statuts. Y’a aussi un certain de trucs que j’avais mis là-dedans, et qui s’avèrent vraiment pas pratiques à l’usage.

Ça fait des années que ça traîne, et faudrait bien que quelqu’un s’occupe un jour de modifier les statuts. Alors je (Arathor) veux bien m’y coller, mais j’ai pas l’intention de faire un vote pour chaque virgule changée. Je propose que l’assemblée en cours me donne un mandat pour rédiger un nouveau texte, et on fera un vote l’année prochaine pour valider ce texte.

Les trucs à changer, en vrac (cette liste est très loin d’être exhaustive) :

Les observateurs au collège ont pas d’existance “légale” dans les statuts.
+ une assemblée avait décidé « Les anciens membres du collège qui ne le sont plus sont tous nommés membres observateurs. »
+ ils doivent confirmer qu’ils veulent être observateurs dans un délai de 15j après l’assemblée

9. Assemblée Générale (AG)
« Un membre du Collège est tiré au sort pour être l’animateur de cette AG. Il présentera les différents points à l’ordre du jour. »
→ Il y a quelques années, une assemblée avait décidé que ce rôle serait assumé par le secrétaire, parce que les gens tirés au sort pouvaient être mal à l’aise avec ce rôle.

10. Assemblée Générale ordinaire (AGo)
« L’animateur de l’AG présente le bilan moral. »
→ « L’animateur de l’AG présente le bilan d’activité. » (ça veut dire la même chose, tout en étant plus clair pour les gens qui sont pas des habitués du monde associatif)

Problème avec les appels à candidatures :
<Flavien21> On a oublier de lancer les candidatures pour le collège
<SardemFF7> comme à chaque fois, et pourtant… :-)

Un mail sur la ML collège :
Qui peut lancer un vote ?
Je propose qu’à la prochaine Assemblée, on change les statuts pour dire que tous les membres du Conseil peuvent lancer un vote. J’aurais presque envie de dire tous les membres de l’asso peuvent lancer un vote, mais d’un autre côté j’ai pas envie de voter tous les jours parce que quelqu’un débarque et lance 36 votes, ni d’ignorer ses votes parce qu’il saoûle, mais du coup de le laisser décider ce qu’il veut puisqu’il vote à peu près tout seul. Donc laisser le filtre « il faut convaincre un membre du conseil pour qu’un vote se fasse », ça me semble un bon compromis.

Renouvellements des postes pour 2023

Collège

Candidats pour 2023 :

• Arathor
• Chouhartem
• cyxae
• Europano
• GilDev
• Sylvain

Observateurs ayant confirmé leur participation pour 2023 :

• Milton

Secrétaire / Trésorier / Représentant légal

Candidats :

• Secrétaire : Arathor (bon allez… finalement…)
• Secrétaire délégué : Europano
• Trésorier : ?

L’équipe 2022 pour rappel

Collège :

• Chouhartem
• cyxae
• GilDev
• Malekpe [S]
• Morph32 [T]
• Sethi

Observateurs :

• Arathor
• Flavien21
• Milton
• Mimoza
• Nootilus
• SardemFF7